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Planeamiento
Etapas del planeamiento
Dado que a veces puede tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:
- Identificación del problema
- Desarrollo de alternativas
- Elección de la alternativa más conveniente
- Ejecución del plan
En los casos de planeamiento reactivo, y operativa no se hace un enfático uso en la toma de decisiones, ya que es lineal y sólo administra los procesos en curso de alguna organización o sistema. El caso del planeamiento táctico, estratégico y normativo, puede requerir los conceptos de toma de decisiones por lo complejo y amplio.
Con relación a la toma de decisiones, un ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio de transporte utilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión que de no haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la organización temporal de conductas motoras sino también a la planificación de pensamientos para realizar lo conducente. No es necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la información almacenada tanto en la memoria semántica como en la Memoria episódica o la Memoria perceptiva.
Lo anterior es un caso muy operativo, que se debe decidir en ese momento, y se hace en un tiempo inmediato, con relación a la planeación en el corto plazo, operativo, reactivo y adaptativo. De alguna manera se utiliza el planeamiento en la vida cotidiana, en sus diferentes expresiones, pero es muy importante distinguir las características en el entorno o medio ambiente que se desenvuelven, ya que no es lo mismo decidir por una persona que por miles de personas, cada escenario es muy diverso, de allí la importancia de la planeación.
Ámbito de aplicación
Dado que el planeamiento puede aplicarse en muy diversos ámbitos de la acción del hombre, mencionaremos algunos de los más populares:
a. Empresa
b. Gobierno
c. Demografía
d. Personal
e. Ingeniería civil
f. Ingeniería de software
g. Contabilidad
h. Educación
Filosofía del planeamiento
Generalmente es una filosofía adaptativa, que pretende conciliar los diferentes intereses implicados para lograr los resultados de la organización, puede ser activa y pasiva...
La adaptación activa cambia el medio ambiente del sistema para obtener la eficiencia, en la adaptación pasiva cambia sólo el comportamiento para el logro del desempeño eficiente.
Tipos de planes
- Por su marco temporal se divide en: corto, mediano y largo plazo.
- Por su especificidad y frecuencia de uso: específico, técnico, permanente por ejemplo.
- El planeamiento por su amplitud se divide en: Estratégica, Táctica, Operativa y Normativa.
La primera y la última se realiza a largo plazo, la segunda en el mediano plazo y la tercera en el corto plazo.
Dependiendo de la naturaleza de la organización se deberán aplicar un conjunto de planes alineados para su actuación.
Niveles de planeamiento dentro de una organización
Planeamiento estratégico
Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados. Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando. La cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos empleados para el logro de un objetivo especifico o determinado.
El planeamiento táctico presenta características de ser un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizar la toma de decisiones, determinar cursos de acción, es sistémica ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es iterativa ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones, es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta, dinámica e interactivo con los demás y es una técnica que coordina a varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.
La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por el planeamiento intermedio o táctico. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio, se convierte en planes que se pueden emprender y a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.
El nivel táctico es la toma de decisiones, el seguimiento y control parcial.
Planeamiento operativo
Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza una microplaneamiento de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla acerca de la forma en que las metas tendrán que ser alcanzadas, realmente quien realiza todos los puntos de la base de la planeamiento se dan en el nivel más bajo que es el operacional, en gran forma influye y determina en conjunto con la planeamiento táctica si las cosas se dan o no.
La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionistas típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base a los procesos programables y técnicas computacionales, se, convertir una idea en realidad, o el propósito de una acción que pueda ejecutarse por medio de varias vías posibles.
Planeamiento normativo
Se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas para el funcionamiento de una organización. Se va a apoyar en la conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto funcionamiento de las actividades dentro del planeamiento.
El planeamiento normativa se refiere al establecimiento de reglas y/o leyes, y políticas dentro de cualquier grupo u organización. Principalmente para mantener el control, seguimiento y desarrollo del planeamiento, así como el desarrollo de las mismas normas y políticas establecidas.
Este planeamiento está estrechamente vinculado con el diseño de la Estructura organizativa.
El planeamiento normativo se aplica en áreas muy específicas, que generalmente son las que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no son posibles delimitar y resolver la diferencia existente para llevar a cabo alguna actividad.
Actitud frente al planeamiento
La actitud de cada planeamiento, realizada en el nivel deseado, requiere una definición, puede ser:
Planeamiento reactivo
Es simplemente realizar acciones encaminadas a seguir cómo actualmente se encuentra la organización, no se piensa en el futuro, sino en mantener lo que actualmente tiene la organización, y más; cuyos cuales estos nos conllevan a la reafirmación del mismo, ahora estos nos dice lo que el nombre indica anteriormente.
Planeamiento activo
Se realizan cambios para mantener vigente la organización, generalmente no trasciende, ni se realizan cambios de impacto, atiende actividades necesarias para poder continuar.
La teoría de sistemas y el planeamiento
Es importante destacar que la Teoría de sistemas es plenamente aplicable a la Administración organizativa, y por ello es útil tenerla en cuenta cuando hablamos de planeamiento estratégico. Esta teoría considera que un sistema es un conjunto de elementos, interrelacionados, tendientes a cumplir un determinado conjunto de objetivos.
Por ello, una empresa completa puede considerarse un sistema, pero un área específica (por ejemplo el departamento de informática) también es por sí solo un sistema, más acotado y con un objetivo más específico.
Esto es importante porque la definición de planeamiento estratégico y planeamiento operativo debería considerarse respecto del sistema bajo análisis, y no respecto a un ente rígido.
Por ejemplo, la definición de la visión y los objetivos de una organización pueden resultar estratégicos para la misma, mientras que la definición de las políticas relativas a los sistemas de información serán simplemente operativas. Sin embargo, si el sistema bajo análisis es el área de informática, la definición de las políticas anteriores pueden resultar estratégicas y serán operativas las definiciones sobre copias de seguridad o políticas de acceso a los servidores.
Planeamiento estratégico, visión y objetivos
En el ámbito empresarial, de organizaciones y sistemas, considerándolo como sistema bajo análisis, la planeamiento estratégico ayuda a que se tengan claros sus objetivos y así puedan definir un programa de acciones para realizarlos. De esa manera se separa una problemática compleja en porciones pequeñas que se han de ir realizando poco a poco.
Durante el planeamiento estratégico se debería definir la visión y los objetivos de la organización.
La visión es la situación en la que se pretende que se encuentre la organización en un futuro de largo plazo. Por ejemplo, quiero que mi empresa sea líder en ventas de cubiertas en determinada región, con recursos humanos calificados y una excelente relación con la comunidad de acá a cinco o diez años.
Los objetivos son más específicos que la visión, pero comparten un plazo similar. Podría decirse que el objetivo abarca una dimensión de la visión. Por ejemplo, los objetivos podrían ser aumentar la participación en ventas; mejorar la capacitación de los recursos humanos; mejorar la imagen de la empresa frente a la comunidad; etcétera.
Cabe hacer la salvedad de que algunos autores en el campo de la administración de organizaciones consideran a los objetivos y metas como sinónimos, otros consideran que los objetivos son como se definieron en el párrafo anterior y las metas son una medida puntual de los objetivos, y otros autores utilizan ambos términos en forma exactamente inversa.
En la mayoría de las organizaciones los objetivos de planeamiento se resumen en obtener beneficios para sus Accionistas, Empleados, la sociedad y el Medio ambiente.
Asignar los recursos a cada tarea, ya sean tiempo, Dinero u horas hombre es responsabilidad de los encargados del planeamiento. Así como el orden en que se realizará cada tarea.
Herramientas
El planeamiento en este caso requiere hacer uso de metodologías, modelos, métodos y estándares existentes, principalmente en las partes de derecho y administración.
Cuando no existen aspectos como los anteriores, es necesario realizar la creación de metodologías, modelos o sistemas que permitan establecer las reglas dentro la organización o sociedad.
Las áreas dentro de las organizaciones que utilizan el planeamiento normativa, suelen ser las principales de las que dependen otro sin número de áreas, debido a que marcan las líneas más generales de trabajo, brindan las pautas para que se alineen en torno a lo que van señalando. Son áreas independientes de las que dependen otras estructuras dependientes.
Para lograr una adecuada función de las organizaciones hay que alinear los cuatro tipos de planes, realizando en cada tramo las adecuaciones pertinentes.
Otras características
El planeamiento es muy necesaria que se realice en todos los ámbitos del ser humano, desde lo personal laboral, social, y en todo tipo de organización. El planeamiento es aplicable en países capitalistas únicamente, y así el empleo de la palabra, debido a que cuenta con un principio de aplicación la racionalización que tiene relación con cumplir la máxima Eficacia y Eficiencia. Para el caso de sociedades diferentes a las capitalistas, como las socialistas el concepto a manejar es planificación, se distinguen por tener otro tipo de características en su aplicación. De momento nos concentramos en este caso sólo en el planeamiento.
Todo tipo de planeamiento por su amplitud debe seguir un conjunto de pasos en su desarrollo. Se debe realizar una acotación del alcance, el tiempo, el lugar, la definición de los medios y los recursos con que se cuenta. Esto implica realizar una análisis previo de lugar en donde se aplicará el planeamiento.
Se puede continuar realizando un diagnóstico de la situación, donde se vean:
- Los recursos.
- Lo interno y externo, entre ello el medio ambiente.
- Las oportunidades y fortalezas, las debilidades y amenazas.
Todo planeamiento es acotado, por lo que es necesario el desarrollo de los puntos anteriores, para poder definir una forma de solucionar un problema y lograr su alcance deseado mediante el planeamiento.
Si se cuenta con una propuesta de solución, pasamos a la parte del desarrollo del planeamiento, en la cual es necesario definir el enfoque de planeamiento a utilizar, indicando dentro del desarrollo del planeamiento un bosquejo general de lo que se realizará incluso la amplitud del planeamiento a utilizar (estratégico, táctico, operativo).
Dentro de dicho enfoque es inevitable dejar de hacer mención de lo siguiente:
- La incidencia del Proceso administrativo como sistema dentro del planeamiento y la organización.
- La amplitud del planeamiento.
- El tipo de planeamiento en el tiempo, largo plazo, mediano plazo, corto plazo.
- Misión, Valores, Visión, Propósitos.
- Objetivos específicos, Metas, Modelos, Políticas y normas.
- Análisis de la propuesta de solución, Elección de la propuesta de solución.
- Factores medibles internos y externos, Características de la solución.
- Actitud del plan, Principios de la planeamiento.
- Definición de algún otro enfoque agregado dentro del planeamiento.
- Filosofía del planeamiento, estrategias.
- Desarrollo del plan, implementación y evaluación del planeamiento.
Otro tipo de características que distinguen al planeamiento es la existencia del tomador de decisiones, cuando se realiza la planeamiento es necesario que exista un fuerte compromiso por parte de todos los integrantes en la organización; el planeamiento y el plan es lo más importante y todos los integrantes deben conocerlo. Es de importancia el tomador de decisiones debido a que es quien debe contar con la capacidad de poder definir las diferencias existentes en alguna definición o actividad por realizar. También para que vigile el curso de las tareas y pueda aplicar los cambios adaptativos dentro del planeamiento. Debe contar con cierto liderazgo y ser capaz de poder tomar las decisiones en el nivel respectivo.
Enlaces externos
Bibliografía
1.- Ackoff, Russell. El paradigma de Ackoff.
2.- Miklos, Tello. Planeación interactiva.
3.- Miklos, Tello. Planeación prospectiva.
4.- Juárez, Socorro. Sistema de Administración Integral para la E.B.R.C.E.B.D.F.
5.- Churchman, C. West. El enfoque de sistemas.
6.- Phillips, L. (1997). Do frontal test measure executive function? Issues of assessment and evidence from fluency test. En Methodology of frontal and executive Function. Rabbitt, P. (Ed) Hove. Psychology Press.
